Ce que le personnel de soutien administratif signifie :​

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Relevant de la direction générale, le personnel de soutien administratif assure la coordination et le soutien administratif de l’ensemble des secteurs d’activités de la Maison des familles. En collaboration avec l’équipe, elle veille au bon déroulement des opérations quotidiennes en offrant un soutien administratif, organisationnel et logistique essentiel à la réalisation de la mission de l’organisme.

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Par son sens de l’organisation, sa rigueur et sa polyvalence, elle contribue à la gestion des dossiers administratifs, des systèmes informatiques, des communications, de l’accueil, des inscriptions, des bases de données, de la comptabilité courante, de la gestion documentaire ainsi qu’au soutien des différents services, projets et activités de l’organisme. Elle participe également à la préparation de documents administratifs, à la révision de différents écrits, au soutien des redditions de comptes et des demandes de financement, ainsi qu’à l’organisation des activités et des événements.

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Première personne de contact pour plusieurs familles, partenaires et collaborateurs, elle offre un accueil professionnel, bienveillant et courtois tout en assurant un suivi efficace des demandes d’information et des références. Par son implication dans l’ensemble des volets de la Maison des familles, elle contribue à l’amélioration continue des pratiques administratives, favorise une circulation efficace de l’information et soutient l’équipe afin d'assurer des services accessibles, de qualité et répondant aux besoins des familles.

Tâches :

Accueil et service à la clientèle

• Assurer l'accueil téléphonique, en personne et par courriel des familles, partenaires, bénévoles et collaborateurs.

• Répondre aux demandes générales d'information ou les acheminer à la personne concernée.

• Effectuer les suivis administratifs liés aux demandes de services et aux références.

• Offrir un accueil chaleureux, professionnel et bienveillant.

Soutien administratif général

• Traiter le courrier entrant et sortant.

• Effectuer le classement papier et numérique des documents.

• Assurer une gestion efficace des archives.

• Gérer les fournitures de bureau et procéder aux commandes nécessaires.

• Assurer la gestion de la petite caisse.

• Réviser et optimiser les formulaires administratifs afin d'améliorer l'efficacité des processus.

• Effectuer la correction et la mise en page de différents documents (redditions de comptes, demandes de financement, rapports, politiques, procédures, correspondance, etc.).

• Veiller au respect des bonnes pratiques de gestion documentaire, notamment en s'assurant que les documents sont correctement classés dans SharePoint et qu'aucun document ne demeure sur les postes informatiques.

Gestion des systèmes administratifs

• Assurer la gestion des dossiers dans Hestia pour les différents services de l'organisme.

• Créer les nouveaux dossiers usagers.

• Effectuer les inscriptions, les présences, les annulations et les différents suivis administratifs.

• Produire et maintenir les groupes et listes nécessaires au fonctionnement des activités.

• Numériser et classer les documents relatifs aux dossiers des usagers.

Soutien aux services de la Supervision des droits d'accès (SDA)

• Effectuer les ouvertures de dossiers dans Hestia.

• Assurer les suivis administratifs hebdomadaires liés aux services offerts.

• Gérer les paiements associés au service.

• Effectuer les tâches administratives connexes au bon fonctionnement du service.

Soutien aux services de périnatalité

• Préparer le matériel nécessaire aux cours prénataux.

• Procéder aux inscriptions et créer les groupes dans Hestia.

• Effectuer le suivi des naissances à partir des informations publiées dans le journal local.

• Participer aux rencontres des marraines d'allaitement et rédiger les comptes rendus.

Communications

• Collaborer à la gestion des médias sociaux de la Maison des familles et de ses différents projets.

• Mettre à jour le site Internet.

• Préparer des visuels simples à partir des modèles établis.

• Collaborer à la diffusion des activités, événements et services.

Soutien à la programmation et aux événements

• Participer au montage de la programmation saisonnière.

• Effectuer les inscriptions et les suivis des participants.

• Assurer la gestion des annulations et des listes d'attente.

• Effectuer les commandes de matériel pédagogique et de fournitures.

• Collaborer à l'organisation des activités d'autofinancement.

• Préparer les remerciements destinés aux partenaires, bénévoles et commanditaires.

• Gérer les réservations de salles et assurer la mise à jour du calendrier Outlook.

Soutien administratif à la halte-garderie

• Produire la facturation de la halte-garderie.

• Préparer les relevés de frais de garde.

• Assurer la gestion et la mise à jour de la liste d'attente.

• Assurer les remplacements lors d’absence.

Collaboration organisationnelle

• Collaborer avec l'ensemble des membres de l'équipe afin d'assurer la fluidité des opérations.

• Contribuer à l'amélioration continue des méthodes de travail et des outils administratifs.

• Réaliser toute autre tâche connexe demandée par la direction générale et compatible avec les fonctions du poste.

• Conciliation vie personnelle/travail/étude

• Une équipe bienveillante qui te soutient pour ton travail

• Journées « fermeture d’école » payées

• 15 journées fériées payées

• Compte Santé et Bien-être

• Régime de retraite (28h/sem et +)

• Service de garde

• Formation continue

• Possibilité de développement

• Plusieurs activités sociales

• Horaire flexible selon ta réalité

• Innovation dans l’offre de services

• Milieu stimulant, innovant, bien implanté dans son milieu et reconnu par les différents partenaires

Exigences :

• Exigences :

• Scolarité : DEP en administration, DEC en Techniques de bureautique ou AEC

• Années d’expérience relié à l’emploi : 6 mois

• Compétences : respect des échéanciers, assurer le suivi, connaissance de l'organisation, gérer les priorités, polyvalence, adaptabilité, communication efficace, travailler en équipe, implication organisationnelle, autonomie, sens des responsabilités et rigueur professionnelle.

• Vérification des antécédents judiciaires.